Vecozo: Flexibele en modulaire website

  • .Net
  • Episerver
  • Design

VECOZO beschikt dankzij Indivirtual over een goed gestructureerde, flexibele en modulaire website

In 2017 liep VECOZO tegen de grenzen van een verouderde website aan. De organisatie die de zorgsector een veilige en kwalitatief hoogwaardige digitale omgeving voor gegevensuitwisseling biedt, had te maken met een verouderd contentmanagementsysteem, dat ook nog eens veel maatwerk bevatte. Na een proof of concept en een referentiebezoek koos VECOZO voor Episerver als product en Indivirtual als implementatiepartner. VECOZO is gewend om alles in eigen beheer te doen, maar de samenwerking met een externe partner werd een groot succes.

VECOZO werd in 2002 opgericht om de administratieve lasten van zorgverleners in Nederland te verlichten. Daarvoor regelt het Tilburgse bedrijf het administratieve berichtenverkeer tussen alle zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten en meer dan 50.000 zorgaanbieders. Vanwege de privacygevoeligheid gebeurt dat extra veilig en houdt VECOZO de systeemontwikkeling zo veel mogelijk in eigen hand. VECOZO biedt inmiddels meer dan 35 diensten aan voor ruim 200.000 gebruikers. Zo’n 5,5 miljard euro aan declaraties gaat maandelijks door de systemen van VECOZO heen.

De website waarmee VECOZO met alle partijen communiceert – inclusief een besloten extranet – begon echter verouderd te raken. Ook de inflexibiliteit was de organisatie een doorn in het oog. “Het was een ouder maatwerkpakket waarin bijna alles was vastgespijkerd”, zegt product owner Joyce van den Berg. “Op zichzelf was er in het pakket veel mogelijk, maar er was door enkele externen een schil omheen gebouwd die onvoldoende was gedocumenteerd. Twee mensen in het bedrijf wisten er nog van, maar als die met vakantie waren…”

"Indivirtual was toch een beetje de Amsterdamse partij die in Brabant iets kwam doen, maar ze hebben ’t op de Brabantse manier opgelost!"

— Joyce van den Berg, — Product Manager Vecozo,

Technische uitdaging

Omdat de licentie van het pakket in juli 2018 zou aflopen, was er haast geboden. De Innovatieweek van VECOZO van oktober 2017 bracht uitkomst. Tijdens dit initiatief, dat vier keer per jaar plaatsvindt, deed het bedrijf onderzoek naar de kansen van Episerver als nieuw contentmanagemensysteem. Na een week bleek dit CMS een heel goede match met het bestaande VECOZO-landschap te zijn. Ook uit de proof-of-concept die volgde, bleek Episerver technisch en functioneel uitstekend te passen. “Toen kwam de vraag hoe we het gingen doen”, zegt Van den Berg. “Normaal gesproken doen wij bij VECOZO alles zelf qua softwareontwikkeling. Een referentiebezoek gaf de doorslag: daar waren ze heel tevreden over Episerver én over hun implementatiepartner Indivirtual. We namen contact met Indivirtual op en zeiden: we geven jullie een open kans, maak er wat van.”

Het wensenlijstje dat VECOZO op tafel legde, lag voor de hand. “Meer vrijheid, zodat we meer zelf konden aanpassen”, vertelt Van den Berg, “maar ook meer structuur, zodat de klant zijn informatie beter kan vinden.” Ook de nieuwe huisstijl moest meteen worden geïncorporeerd, ook al liep het ontwerp van de website daarop vooruit. “Indivirtual heeft zo’n acht templates voor ons gemaakt”, zegt Petra Hakvoort, die als communicatieadviseur online vanaf april 2018 bij het project betrokken raakte. “Van de home- en nieuwspagina’s tot aan de landingspagina’s voor onze diensten, die ook nog verschillend zijn voor en na inloggen, vanwege de rechten en rollen van gebruikers. Die pagina’s leverden een behoorlijke technische uitdaging op, omdat het beveiligde deel vanuit VECOZO komt en over Episerver heen wordt gelegd.”

Unieke Scrum-aanpak

Ondanks het feit dat de invoering van de nieuwe huisstijl enige vertraging en enkele late aanpassingen opleverde, konden VECOZO en Indivirtual hun planning goed volgen. Dat was des te opmerkelijker omdat er bijna geen documentatie over de oude website beschikbaar was. Daarom werd besloten tot een unieke Scrum-aanpak. “We vulden steeds twee derde van een sprint en hielden een derde over voor ‘verrassingen’,” zo vertelt Van den Berg. “Dat was een goed idee van Indivirtual, want de praktijk was dat we steeds ergens tegenaan liepen. Al puzzelend moesten we dan een stapje verder komen. Het succes van het project ligt daarom vooral bij de expertise van de betrokken mensen bij VECOZO en Indivirtual en de wil om samen te werken.”

Indivirtual stelde zich in de ogen van VECOZO heel flexibel op. “We zeiden: neem ons mee, want het is voor ons de eerste keer. Die rol pakten ze heel goed op. Indivirtual deed het werk vanuit Amsterdam en hevelde de resultaten een paar keer in de week over naar Tilburg. In het begin ging dat nog moeizaam, omdat we zó gewend waren om alles zelf te doen. Maar al gauw liep het heel soepel. De projectmanager vanuit Indivirtual was hier één keer per week om alle zaken door te spreken. Meer meetings hadden we eigenlijk niet nodig.”

Structuur en flexibiliteit

De deadline van 4 juli 2018 werd precies gehaald. “Om 16.45 uur waren we klaar, om 17.00 uur gingen we live. We hadden verhoogde dijkbewaking ingesteld voor vragen of klachten van gebruikers, maar die bleven uit”, vertelt Petra Hakvoort. Ze weet ook wel waarom. “Alle documenten stonden weliswaar op een andere plek, maar wel op een logische plek. De meeste gebruikers kwamen er dus zelf prima uit. We kregen terug dat ze onze website snáppen. Dat is het hoogst haalbare compliment. Daarnaast kunnen we nu veel meer zelf maken en doen. Zelfs de hoofdnavigatie kunnen we eenvoudig veranderen. En de opmaak is modulair. Waar we voorheen één veld hadden waarin alles moest, hebben we nu veel meer mogelijkheden om bijvoorbeeld een afbeelding, quote of tekst in te voegen.”

Ook is Hakvoort blij met de bijkomende functionaliteit. “We kunnen pagina’s van vragen clusteren op onderwerp, wat de vindbaarheid ervan sterk verbetert. Daarnaast hebben we een duidelijke pagina voor storingen en onderhoud opgezet. Klanten zien snel of er iets aan de hand is met onze diensten. Dat scheelt veel telefoontjes naar onze supportafdeling.” In een tweede fase wil Hakvoort verder met het verbeteren van de content op de site, want die viel (deels) buiten de scope van de eerste fase.

Alleen maar lof

VECOZO is tijdens het project overtuigd geraakt van de kwaliteit van Indivirtual. “Alleen maar lof”, zegt Van den Berg stellig. “We zijn in een partnership gedoken dat redelijk open was. De vraag is dan: waar kom je uit? Nu zijn we zover dat we elke gerelateerde volgende opdracht met Indivirtual willen doen. Ze zijn een echte partner gebleken. Daarbij waardeerde ik vooral hun eerlijkheid: als ze een keer een afspraak niet konden nakomen, kwamen ze daar eerlijk voor uit. Zo zorgden ze ervoor dat de zaak niet escaleerde, terwijl het probleem toch binnen de tijd werd opgelost.”

Niet voor niets is dat de belangrijkste reden voor het positieve oordeel over Indivirtual. “Je gunt elkaar vrijheid, maar het is niet vanzelfsprekend dat dat gaat werken”, vindt Van den Berg. “Dus het is heel fijn dat het is gelukt. Indivirtual was toch een beetje de Amsterdamse partij die in Brabant iets kwam doen, maar ze hebben het op de Brabantse manier opgelost!”

Over Vecozo

VECOZO is hét landelijk communicatiepunt voor de zorg. De in Tilburg gevestigde organisatie biedt een veilige en kwalitatief hoogwaardige digitale omgeving waarin ketenpartijen administratieve gegevens kunnen uitwisselen.

contact-image

Meer
Informatie?

Ik help u graag verder!

Gert van Vliet

Manager Sales & Marketing